Кейс: как мы помогли сети кафе оптимизировать закупки

В динамичном мире ресторанного бизнеса, где конкуренция растет с каждым днем, оптимизация затрат становится не просто желательным, а жизненно необходимым условием для выживания и процветания. Сети кафе, с их разветвленной структурой и большими объемами закупок, особенно нуждаются в эффективной системе управления снабжением. Этот кейс рассказывает о том, как комплексный подход к оптимизации закупок позволил одной из наших клиенток – крупной сети кафе – вывести свои финансовые показатели на качественно новый уровень, улучшить операционную эффективность и укрепить свои позиции на рынке.

Проблема: Закупочный хаос и упущенная выгода.

Сеть кафе, о которой пойдет речь, состояла из более чем двадцати филиалов, расположенных в разных районах города. Изначально, закупки в каждом кафе осуществлялись автономно, что приводило к целой плеяде проблем. Каждый управляющий самостоятельно выбирал поставщиков, договаривался о ценах и условиях, что вело к значительным расхождениям в стоимости одинаковых товаров. Отсутствовала единая система контроля качества, что приводило к несоответствиям в ассортименте и недовольству клиентов. Кроме того, разрозненные закупки лишали сеть возможности получать оптовые скидки и бонусы, которые могли бы существенно снизить затраты. Управление запасами было неэффективным, что приводило к списанию просроченных продуктов и нехватке необходимых ингредиентов. В целом, система закупок представляла собой хаотичный и неконтролируемый процесс, который пожирал значительную часть прибыли.

Решение: Трансформация закупок – от хаоса к гармонии.

Наша команда разработала и реализовала комплексную стратегию оптимизации закупок, основанную на трех ключевых принципах: централизация, автоматизация и стратегическое партнерство.

• Централизация закупок: Мы предложили создать единый закупочный центр, который бы отвечал за снабжение всех филиалов сети кафе. Это позволило консолидировать заказы, получать оптовые скидки и унифицировать ассортимент.
• Автоматизация процессов: Внедрение специализированной системы управления закупками позволило автоматизировать рутинные операции, такие как оформление заказов, обработка счетов и контроль запасов. Это значительно сократило трудозатраты и минимизировало риск ошибок.
• Стратегическое партнерство: Были заключены контракты на поставку основных групп товаров, что позволило зафиксировать цены и обеспечить стабильность снабжения.

Этапы реализации проекта:

1. Комплексный аудит существующей системы закупок: Тщательный анализ текущих расходов, контрактов, поставщиков и логистических схем. Выявление "узких мест" и определение потенциала для оптимизации.
2. Разработка стратегии трансформации: Определение целей, задач и ключевых показателей эффективности (KPI) оптимизированной системы закупок.
3. Организация закупочного центра: Формирование команды профессиональных закупщиков, ответственных за управление централизованной системой.
4. Постоянный мониторинг и аналитика: Отслеживание ключевых показателей эффективности и внесение корректировок в стратегию закупок по мере необходимости.

Результаты, превзошедшие ожидания.

Внедрение новой системы закупок привело к впечатляющим результатам, которые значительно превзошли первоначальные ожидания.

• Снижение закупочных затрат на 22%: За счет консолидации заказов, заключения выгодных контрактов и эффективного управления запасами.
• Увеличение прибыли на 15%: Благодаря снижению затрат и улучшению операционной эффективности.
• Сокращение времени обработки заказов на 40%: Автоматизация процессов позволила значительно сократить время, затрачиваемое на оформление заказов и обработку счетов.
• Оптимизация складских запасов: Внедрение системы управления запасами позволило избежать дефицита и излишков товара, что привело к сокращению потерь из-за списания просроченной продукции.

Вывод: Современный подход к закупкам – залог успеха в ресторанном бизнесе.

Этот кейс наглядно демонстрирует, что оптимизация закупок является мощным инструментом повышения прибыльности и конкурентоспособности в ресторанном бизнесе. Централизация закупок, автоматизация процессов и стратегическое партнерство с поставщиками – это три кита, на которых держится эффективная система управления снабжением. Если ваша сеть кафе сталкивается с проблемами, связанными с закупками, не откладывайте решение этой проблемы на потом. Инвестируйте в оптимизацию закупочного процесса, и вы увидите, как это положительно отразится на ваших финансовых показателях и операционной эффективности. 

Заказывайте упаковочные материалы оптом с доставкой по северо-западу и покупайте в розницу.